Pusat Arsip Universitas Udayana Lakukan Pemusnahan Arsip Inaktif

Universitas Udayana (Unud) melalui Pusat Arsip selenggarakan pemusnahan arsip di Ruang 3.10 Lantai 3 Gedung Pascasarjana Kampus Unud Sudirman Denpasar, Kamis (28/11/2024). Kegiatan ini dibuka secara resmi oleh Koordinator TU, RT, dan HTL Dr. I Wayan Gayun Widharma, SE.,M.Si., serta dihadiri pengawas internal SPI Unud, Subkoordinator Kearsipan, para Arsiparis Unud, serta dari LLDIKTI.

Pemusnahan arsip ini merupakan pemusnahan arsip inaktif di Universitas Udayana dilaksanakan oleh Unit Kearsipan  dibawah pengawasan Sub Koordinator Kearsipan dengan melibatkan para Arsiparis, para Pengelola Arsip, dari unsur Pengawasan (SPI) serta dari bidang hukum dengan cara dicercah sehingga isi informasi serta fisik arsip tidak bisa dikenali lagi.

Pemusnahan arsip inaktif ini diikuti oleh beberapa Unit Pencipta Arsip diantaranya: Unit Kearsipan Unud sebanyak 554 berkas, Fakultas Kedokteran 715 berkas, Fakultas MIPA 140 berkas, Fakultas Ilmu Budaya 200 berkas, Biro Akademik Kerjasama dan Humas 8.669 berkas, Fakultas Ilmu Budaya 202 berkas, Fakultas Pertanian 324 berkas, dan Fakultas Teknologi Pertanian sebanyak 304 berkas. Jadi total berkas yang dimusnahkan sebanyak 11.108 berkas.

Selanjutnya Arsip yang dimusnahkan dibuatkan daftar arsip musnah yang ditanda tangani oleh pencipta arsip, dinilai oleh para arsiparis ahli muda, diverifikasi oleh para arsiparis ahli madya dan pembuat daftar di unit kerja masing-masing. Agar memperoleh kekuatan hukum maka arsip yang dimusnahkan sesuai daftar arsip musnah dikukuhkan dengan Keputusan Rektor.

Pemusnahan arsip inaktif ini juga dilengkapi dengan dokumen berupa foto dan rekaman dengan maksud agar dapat dimanfaatkan sebagai bukti fisik terhadap pelaksanaan pemusnahan arsip dengan melibatkan orang sebanyak 75 orang peserta.

Perwakilan Auditor Satuan Pengawas Internal (SPI) Unud Endra Kartika Yudha dalam kesempatan ini menyampaikan bahwa yang terpenting adalah proses pemusnahan arsip ini sudah dilaksanakan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku termasuk juga dengan penandatanganan berita acara, apalagi saat ini Universitas Udayana sudah melaksanakan Zona Integritas yang harus ada dokumentasi dan berita acara yang harus dilengkapi.

Jabatan arsiparis ini sangat melekat sampai pensiun sehingga perlu juga edukasi bahwa masing-masing bidang perlu dilakukan pengarsipan secara digital, karena kasus-kasus itu tidak bisa diprediksi di masa-masa yang akan datang, sehingga ketika mempunyai bukti/dokumentasi terhadap kegiatan yang telah dilakukan, paling tidak itu adalah bukti sah yang dapat digunakan di kemudian hari.