Pusat Arsip Universitas Udayana Selenggarakan Acara Pemusnahan Arsip

Universitas Udayana (Unud) melalui Pusat Arsip selenggarakan pemusnahan arsip di Ruang 3.10 Lantai 3 Gedung Pascasarjana Kampus Unud Denpasar, Selasa (29/11/2022).

I Wayan Gayun Widharma, SE., M.Si Koordinator TU, HTL, dan RT dalam kegiatan tersebut menyampaikan pemusnahan arsip ini merupakan pemusnahan arsip inaktif di Universitas Udayana dilaksanakan oleh Subkoordinator Kearsipan dengan melibatkan para Arsiparis, Para Pengelola Arsip, dari unsur Pengawasan (SPI) serta dari bidang Hukum dengan cara dicercah sehingga isi informasi serta fisik arsip tidak bisa dikenali lagi.

Pemusnahan arsip inaktif ini dihadiri oleh beberapa Unit Pencipta Arsip diantaranya Fakultas Pertanian 600 berkas, Fakultas Kedokteran 675 berkas, Fakultas Teknologi Pertanian 39 berkas, Fakultas MIPA 58 berkas, Fakultas Kedokteran Hewan 190 berkas, Fakultas Ilmu Budaya 350 berkas, Bagian Sumber Daya Manusia 279 berkas, Pascasarjana 7062 berkas, Fakultas Hukum 411 berkas, Biro Akademik Kerjasama dan Humas 367 berkas, Fakultas Ekonomi dan Bisnis 209 berkas, Biro Kemahasiswaan 614 berkas, Biro Perencanaan dan Keuangan 400 berkas. Total keseluruhan berkas yang akan dimusnahkan adalah 11.254 berkas.

Arsip yang dimusnahkan dibuatkan daftar arsip musnah serta ditanda tangani oleh pencipta arsip dan pembuat daftar di unit kerja masing-masing. Agar memperoleh kekuatan hukum maka semua arsip yang dimusnahkan sesuai daftar arsip musnah dikukuhkan dengan Keputusan Rektor Nomor: 1378/UN14/HK/2022 tertanggal 25 November 2022 tentang Penetapan Pemusnahan Arsip Inaktif Universitas Udayana Tahun 2022.

Sekretaris SPI Dr. Ni Made Adi Erawati, SE., M.Si juga menyampaikan bahwa dalam pelaksanaan pemusnahan arsip ini harus melalui 2 tahap yaitu  arsip mana yang harus dipertahankan dan arsip yang mana yang bisa dimusnahkan. Oleh karena itu diadakan suatu permakluman di berbagai bagian seperti Keuangan dan BMN karena berkas mereka penting. Dikhawatirkan ada pihak tertentu yang datang meminta arsip lama, karena untuk pertanggung jawaban material dan financial mereka. Unud belum punya Arsip sejarah sedari awal berdiri, untuk itu perlunya ditelusuri seperti foto-foto sejarah awal Unud yaitu di Fakultas Sastra. Mungkin kedepannya ada tercipta ruangan khusus untuk menampilkan dan menceritakan arsip sejarah perkembangan Unud dari awal berdiri hingga saat ini.