Biro Umum Universitas Udayana Laksanakan Pemusnahan Arsip Inaktif

Biro Umum Universitas Udayana melalui Bagian TU, RT, dan HTL, laksanakan Pemusnahan Arsip Inaktif yang berlangsung secara luring dari Ruang Nusa Lt. IV Gedung Rektorat Kampus Bukit Jimbaran, dan juga secara daring melalui Webex Meeting, Jumat (24/9/2021). 

Hadir dalam acara pemusnahan arsip ini Kepala Biro Umum, Perwakilan dari SPI, Koordinator TU, RT, dan HTL, Para Sub Koordinator dan Tim Arsiparis di lingkungan Universitas Udayana. 

Koordinator TU, RT, dan HTL I Wayan Gayun Widharma, SE.,M.Si., dalam laporanya menyampaikan pemusnahan arsip ini merupakan rangkaian kegiatan yang sudah berjalan dari tahun ke tahun, dan merupakan siklus dari arsip itu sendiri, dimana ada penciptaan, pemanfaatan, pemeliharaan dan pemusnahan. Tujuan dilakukan pemusnahan arsip adalah agar pengelolaan dokumen berupa hard copy dapat berjalan secara efektif dan efisien, sehingga tidak ada penumpukan dokumen yang sudah tidak diperlukan di suatu unit kerja. 

Adapun dasar hukum  pelaksanaan pemusnahan arsip yakni (1) Undang-undang No 43 Tahun 2009 tentang kearsipan (2) PP No 28 Tahun 2012 (3) Peraturan Kepala ANRI No 37 Tahun 2016 dan (4) Peraturan Rektor Unud Nomor 14 Tahun 2019 yang merupakan payung hukum internal di Universitas Udayana dalam pengelolaan arsip. 

Pemusnahan Arsip inaktif yang dilakukan terdiri dari:  Biro Kemahasiswaan sejumlah 363 berkas 1.761 lembar tahun 2010-2011, Bagian Sumber Daya Manusia sejumlah 1.939 berkas dari tahun 2015, Pascasarjana sejumlah 2.770 berkas dari tahun 2011-2016. Dari FIB sejumlah 4.151 berkas dari tahun 2010-2019, Fakultas Hukum sejumah 357 berkas dari tahun 2014-2016, Fakultas Kedokteran sejumlah 469 berkas dari tahun 2010-2015, Fakultas Kedokteran Hewan sejumlah 1.206 berkas dari tahun 2009-2019, Fakultas MIPA sejumlah 1.384 berkas dari tahun 2015-2019, FEB sejumlah 2.685 berkas dari tahun 2016-2018, FTP sejumlah 268 berkas dari tahun 2015-2016. 

Sementara itu Kepala Biro Umum Ni Made Pertami Susilawati SE., MM menyampaikan kepada semua staf yang berada di unit atau fakultas yang sudah beralih fungsi sebagai arsiparis diharapkan  dapat berkontribusi aktif dalam  menyelesaikan arsip di masing-masing unitnya, sehingga outputnya akan berdampak pada pemenuhan SKP. 

Kepala Biro juga memberikan apresiasinya kepada para arsiparis di Rektorat yang telah memberikan pelayanan bagi arsiparis fakultas/pascasarjana dalam membenahi arsip di unit kerja masing-masing.